"El canal de denuncias es el primer indicador de transparencia de una empresa"

Gertrudis Alarcón es presidenta de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, Capítulo de España de ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) desde su fundación en el año 2014. Cuenta con más de 20 años de experiencia en proyectos de éxito en investigaciones y detección de fraudes en empresas e instituciones, públicas o privadas.

Es experta en criminología, investigación corporativa, dirección de seguridad, inteligencia empresarial y gestión de crisis, pero, sobre todo, de implementación de canales de denuncia. Lo hace actualmente desde la dirección de i2Ethics, una empresa especializada en esta herramienta para el cumplimiento normativo.

“Esos mecanismos de transparencia que -comenta Gertrudis al empezar la entrevista- son la mejor prueba de que una empresa se conoce a sí misma y que, sin miedo, ha estudiado sus riesgos y establecido sus controles”.

Una muestra de compromiso, por parte de las empresas que lo implementan, con sus valores y su código ético evitando “irregularidades” que puedan traducirse en un coste reputacional y, posiblemente también con el tiempo, económico.

¿Qué es un canal de denuncias?

Es un mecanismo que facilita la comunicación entre los empleados y la dirección de una organización. Su principal ventaja es que evita que los trabajadores tengan que armarse de valor para enfrentarse cara a cara a una situación desagradable teniendo que responder a preguntas inquisitivas. Todo esto disuade en general a la gente por el miedo a represalias o a sufrir el vacío de sus compañeros.

Y, antes de esto, ¿qué existía en las empresas?, ¿en qué circunstancias se encontraban los empleados que querían denunciar situaciones “irregulares”?

En nuestros primeros años de andadura en España detectamos que las empresas no sabían lo que eran los canales de denuncia y los confundían con los buzones de sugerencias que había en las recepciones y en las salas de descanso de las empresas.

Lo peor de todo era que estos canales ya estaban contemplados en la normativa aplicable en la prevención de riesgos psicosociales y, sin embargo, no encontramos ni una sola empresa que supiera de qué les hablábamos.

Además, no existía ninguna protección ni compromiso de la alta dirección y, lo primero que hacía un directivo que recibía una denuncia, era ir a contárselo al implicado, con las consecuencias que eso tenía para el empleado que denunciaba.

¿Cómo surge la idea de los canales de denuncia?

Estados Unidos fue pionero en el establecimiento de estos mecanismos. En los departamentos de Seguridad de las empresas se dieron cuenta de que denunciar cara a cara superaba a muchos trabajadores y se pensó en otras formas de hacer eso mismo sin que tuvieran que pasar por una situación tan tensa. En España, durante muchos años, se disuadía a los trabajadores de denunciar situaciones, por ejemplo, de mobbing, con el argumento de que hacía falta reunir muchas pruebas y de que la causa estaba perdida desde el principio. Desgraciadamente todavía se siguen dando estas situaciones…

Y, ¿solo sirven para denunciar situaciones de acoso laboral?

Ni mucho menos. Se denuncian todo tipo de irregularidades, pero las denuncias por mobbing son las más comunes.

¿Canal de denuncias anónimo o no? ¿Qué es lo más adecuado según i2Ethics?

El tema del anonimato está sobrevalorado. La normativa española sigue apuntando a que en los mecanismos de denuncia ha de prevalecer la identificación del denunciante. Es una forma de evitar las falsas denuncias y, en mi experiencia, poder realizar muchas de las investigaciones internas, ya que se puede volver a consultar al denunciante por detalles de los hechos.

Otro asunto es que las empresas tienen que decidir si realmente quieren o no tener denuncias totalmente anónimas o, como proponemos nosotros, anónimas solo para la empresa. Como i2Ethics actúa de “barrera” en la comunicación de los datos del denunciante, para la empresa son anónimos, pero i2Ethics puede comunicarse con el confidente y pedirle información adicional para completar la investigación.

¿Cree que el canal de denuncias contribuye a crear un clima de confianza en las empresas o acaso puede ser una especie de “dedo acusador” que tenga un efecto no deseado, un boomerang que se vuelva contra la empresa o el denunciante?

Definitivamente, sí contribuye a crear un clima de confianza. El canal de denuncias es el primer indicador de transparencia de una organización, ya que detrás tiene que haber un plan de cumplimiento, un análisis de riesgos, unas políticas, unos responsables, etc. Una empresa que cree en la transparencia y apuesta por el buen gobierno siempre está abierta a saber que está pasando dentro de su propia organización.

¿Qué requisitos previos debe de reunir una empresa para poder implementar un canal de denuncias?

Mínimo tres: un código ético, un plan de gestión para llevar a cabo las investigaciones de las posibles denuncias que se produzcan y, finalmente, un plan de formación dirigido a sus empleados.

i2Ethics pone en marcha este canal y ofrece a sus clientes el gestionarlo de manera externa, ¿qué ventajas tiene hacerlo de esta manera?

La principal ventaja es la confidencialidad y la seguridad que damos a los empleados de que sus datos y sus denuncias no pueden circular libremente por la organización ni estar en conocimiento de personas que no deban conocer esos datos.

Hay muchas ventajas, no solo las técnicas, porque como todo software necesita de constante actualización, monitoreo, control de accesos, mantenimiento de certificados, licencias, etc. Al contratarlo con nosotros, la empresa no tiene que estar pendiente de estos temas.

Además, al aislar el canal de denuncias de los sistemas gestionados por la propia empresa, se evita que el mismo pueda ser manipulado por cualquier trabajador. De esta forma, la empresa obtiene el beneficio de la transparencia en la gestión del mismo y las denuncias no pueden desaparecer ni ser escondidas a la alta dirección.

¿Es imprescindible que una empresa tenga un plan de cumplimiento antes de implementar un canal de denuncias?

La empresa puede no tener nada, pero llegado el momento de tener que demostrar que tiene determinadas políticas, si no lo tiene recogido en un documento, aunque sea breve, puede tener un problema. Desde luego es muy conveniente que lo tenga, aunque hay que matizar que por encima de cualquier plan de cumplimiento están las leyes que son de obligado cumplimiento para todos.  La legislación te orienta, pero cada empresa tiene que tener su propio plan de cumplimiento. Se podría decir que, si la empresa quiere tener un canal de denuncias que realmente funcione, tiene que crear previamente un entorno adecuado.

¿Qué es lo primero que hacen cuando una empresa requiere sus servicios para implementar un canal de denuncias?

Cuando el cliente te llama tiene claro qué es un canal de denuncias. Normalmente no se lo tenemos que explicar porque ya lo sabe. Lo primero, tal y como te he comentado antes, es ver si la empresa tiene por escrito un código ético y un plan de gestión para investigar las denuncias que va a recibir. El plan de cumplimiento contempla ese plan de gestión para llevar a cabo investigaciones de, digamos, posibles irregularidades que se puedan cometer en la empresa. Desde este punto de vista, el plan de cumplimiento es muy necesario porque no se puede construir la casa por el tejado. Aparte de todo esto, es necesario un plan de formación para los empleados. Nosotros, con estas premisas, ponemos en marcha el canal de denuncias garantizando a los empleados que sus denuncias van a ser tramitadas y, por supuesto, a las empresas les ofrecemos canales de denuncia a la medida de sus necesidades.

¿Qué puede hacer que un canal de denuncias fracase?

Muy fácil: la actitud de la dirección, porque los propios directivos pueden transmitir mensajes a los empleados como “esto no sirve para nada y hay que ponerse a trabajar”. La propia alta dirección, si no hace una buena labor de comunicación o tiene mensajes velados disuasivos, hará fracasar el canal de denuncias. Es importante, por lo tanto, explicarles bien en qué consiste y cuáles son las reglas del juego para que funcione y tenga éxito.

¿Cómo sabe un empleado qué tipo de situaciones o conductas son denunciables y cuáles no? ¿Reciben formación en este sentido o es más una cuestión de sentido común?

Los empleados deben de conocer, no solo el código ético de su empresa, sino también los procedimientos internos de trabajo y la legislación que aplica a la actividad que desarrolla su empresa, así como el marco general de legislación que obliga a todas las empresas. Eso sí, el sentido común también es algo que debe de utilizar cualquier empleado a la hora de plantearse qué situaciones son denunciables y cuáles no.

¿Cuál es su papel entre la empresa, el denunciante y la situación denunciada? ¿Son algo así como una especie de mediador o árbitro en estas situaciones?

No somos árbitros ni mediadores. Somos un controlador que impide que las denuncias desaparezcan, sean enviadas a la papelera, se acumulen sin una resolución, lleguen a manos de quien no debe, se eternicen… Al mismo tiempo, somos el guardián de la confidencialidad e integridad de los datos de los denunciantes.

¿Tienen miedo las empresas españolas a implementarlo?

Desde luego, porque todo esto tiene mucho que ver con la cultura empresarial y muchos empresarios prefieren no saber lo que pasa en su propia compañía. Las que tienen miedo ponen muchos problemas para que un canal de denuncias funcione bien, porque saben que hay muchas irregularidades que prefieren tapar. Son empresas muy particulares que no saben hacer su negocio de otra manera que no sea haciendo trapicheos y que no quieren que nadie se entere. Se puede decir que aún hay empresas en España a las que les asusta la transparencia.

¿Cómo se les convence entonces a estas empresas de las ventajas que ofrece el canal de denuncias?

Yo les digo que es uno de los elementos de transparencia que tienen las empresas. De hecho, ahora mismo, lo que la sociedad demanda a las empresas es transparencia y ética, y no basta con decirlo, hay que demostrarlo, y la forma de hacerlo es tener elementos visibles y accesibles, como el canal de denuncias, para los empleados y el entorno de la empresa (proveedores, socios, accionistas, partners, etc.); porque, en caso contrario, si tapan irregularidades y no facilitan la denuncia de este tipo de hechos, ponen en riesgo el futuro de la compañía, sus beneficios, el ambiente laboral, que es muy importante, e incluso, su propio puesto de trabajo. Y, algo fundamental: la reputación de la empresa.

Entonces, ¿cuál es el escenario actual en las empresas españolas en relación al control de riesgos?

Hasta hace un par de años estas decisiones se tomaban en los consejos de dirección de las empresas, a muy alto nivel, pero ahora se ha impuesto que haya un compliance officer, que se depuren responsabilidades, etc. Ahora todo esto está recayendo más en las áreas vinculadas al cumplimiento, en personas dentro de la propia empresa que quieren estar seguras de que han hecho todo lo posible y lo que les exige la Ley para evitar irregularidades.

¿Cuál ha sido el punto de inflexión en este cambio de mentalidad dentro de las empresas españolas?

Quizás el punto de inflexión del que hablas está en la responsabilidad penal que recoge actualmente el Código Penal. La normativa reguladora, por ejemplo, en el caso de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, ya venía exigiendo que existieran estos canales de comunicación, pero el Código Penal ha dicho “bien, pero ahora si no lo cumples, va a haber consecuencias penales”. Sin duda, el Código Penal ha marcado un antes y un después.

Cuando una empresa les llama, ¿cómo empiezan a trabajar con ellos para implementar un canal de denuncias?

Primero, les preguntamos qué requisitos quiere que tenga el canal, puede ser anónimo o no, como la empresa decida, pero siempre recordándoles que es un instrumento para los empleados, y luego intentamos saber qué es lo que quiere nuestro cliente exactamente para hacer un canal de denuncias, digamos, a su medida, a la carta.

Siempre les decimos a nuestros clientes que el canal de denuncias es un hilo del que tirar y una oportunidad maravillosa para gestionar y solucionar algo que, de trascender, puede tener un gran coste reputacional y, hasta económico, para la compañía. A partir de ahí, de ellos depende su buena gestión, pero siempre contando con nuestro asesoramiento profesional.

¿Se quedará todo esto de los planes de cumplimiento y los canales de denuncia en una moda pasajera en España?

Lo dudo. Ha venido para quedarse. De momento, en España no ocurre como en Francia o Alemania, que la gente no quiere trabajar en empresas que no demuestren conducirse de manera ética, con transparencia, contando con planes de cumplimiento, etc., pero es algo que terminará llegando a España. Eso seguro, porque es una demanda, no solo de los gobiernos a nivel global, sino también de la sociedad, que exige mayor transparencia.